Guide to Packing & Moving Office IT Equipment

Đóng gói thiết bị IT văn phòng luôn là bước quan trọng trước mỗi lần chuyển văn phòng, vì sơ suất có thể gây hỏng hóc dữ liệu, gián đoạn hoạt động hoặc thất lạc linh kiện. Từ kinh nghiệm chuyển văn phòng trọn gói, đội ngũ SEC Group nhận thấy hầu hết rủi ro đều xuất phát từ khâu đóng gói và vận chuyển. Bài hướng dẫn này tổng hợp toàn bộ quy trình thực tế mà nhân viên tại Saigon Express - SEC Group đang sử dụng, giúp doanh nghiệp xử lý thiết bị IT an toàn, hạn chế gián đoạn công việc và tối ưu thời gian vận chuyển. 

CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI THÁO DỠ THIẾT BỊ IT

Đây là giai đoạn quyết định mức độ an toàn của toàn bộ quá trình chuyển văn phòng. Trước khi tháo thiết bị, doanh nghiệp cần đảm bảo hai yếu tố: dữ liệu đã được sao lưu đầy đủ và vật tư đóng gói đã sẵn sàng. Đây là nền tảng để bước vào quy trình đóng gói đúng chuẩn.

SAO LƯU DỮ LIỆU (DATA BACKUP)

Sao lưu dữ liệu là bước quan trọng nhất trước khi tháo dỡ thiết bị IT, vì mọi sự cố trong khi vận chuyển như sốc mạnh, rơi vỡ hoặc chập nguồn đều có thể khiến ổ cứng hỏng đột ngột và mất toàn bộ dữ liệu.

Doanh nghiệp nên ưu tiên backup dữ liệu kế toán, nhân sự và các ứng dụng đang hoạt động. Với thiết bị laptop hoặc máy trạm, nên dùng thêm ổ cứng rời hoặc cloud để nhân bản dữ liệu quan trọng.

CHUẨN BỊ VẬT TƯ ĐÓNG GÓI CHUYÊN DỤNG

Theo kinh nghiệm thực tế, nhiều doanh nghiệp tự đóng gói thường sử dụng vật tư không chuyên dụng. Điều này đặc biệt nguy hiểm với máy tính để bàn hoặc thiết bị văn phòng.

Vật tư chuyên dụng ảnh hưởng trực tiếp đến độ an toàn của thiết bị trong khi vận chuyển. Những vật tư bắt buộc gồm: thùng carton 3–5 lớp, mút xốp PE, chống sốc bong bóng, băng dính cảnh báo,... càng đầy đủ, quy trình đóng gói càng nhanh và càng giảm thiểu rủi ro trong quá trình di chuyển.

QUY TRÌNH 5 BƯỚC ĐÓNG GÓI MÁY TÍNH VÀ THIẾT BỊ IT VĂN PHÒNG

Đây là quy trình tiêu chuẩn mà đội ngũ kỹ thuật áp dụng trong các dự án chuyển văn phòng lớn. Từng bước giúp bảo vệ thiết bị, tránh xê dịch và giảm hỏng hóc do rung lắc. Dù là desktop văn phòng hay laptop cá nhân, quy trình đều phải tuân thủ tuần tự, các bước dưới đây mô tả chi tiết từng thao tác.

BƯỚC 1: NGẮT NGUỒN VÀ THÁO DÂY KẾT NỐI

Trước khi bắt đầu tháo dỡ, kỹ thuật viên cần đảm bảo toàn bộ máy tính đã được tắt hoàn toàn, không còn tiến trình chạy ngầm hoặc tác vụ đang sao lưu. Sau khi kiểm tra xong, chụp ảnh mặt sau case máy tính trước khi rút dây, rồi mới tiến hành rút dây nguồn để dễ dàng hơn trong quá trình lắp đặt lại sau khi đến văn phòng mới và loại bỏ hoàn toàn rủi ro chập điện trong quá trình tháo lắp.

Việc tháo có thứ tự, chụp ảnh trước khi tháo và phân nhóm dây giúp đảm bảo tính đồng bộ và giảm nguy cơ nhầm lẫn khi khởi động lại hệ thống sau khi chuyển văn phòng.

BƯỚC 2: VỆ SINH SƠ BỘ THIẾT BỊ

Vệ sinh thiết bị trước khi đóng gói không chỉ giúp hạn chế bụi bẩn trong thùng mà còn giảm nguy cơ trầy xước trong lúc vận chuyển. Lớp bụi lâu ngày có thể bám vào khe tản nhiệt, khu vực cổng cắm hoặc bề mặt màn hình.

Kỹ thuật viên nên dùng khăn và cọ mềm để làm sạch bề mặt, đồng thời thổi nhẹ bụi ở cổng kết nối bằng bình xịt khí nén. Việc vệ sinh kỹ cũng giúp phát hiện thiết bị gặp vấn đề để báo cáo trước khi vận chuyển.

BƯỚC 3: ĐÓNG GÓI MÀN HÌNH MÁY TÍNH (PHẦN DỄ VỠ NHẤT)

Màn hình là thiết bị dễ vỡ nhất và thường chiếm tỷ lệ hư hỏng cao khi chuyển văn phòng nếu không đóng gói đúng cách. Quy trình chuẩn gồm: bọc lớp đầu tiên bằng PE foam để ôm sát bề mặt; tiếp đến bọc thêm một lớp chống sốc dày để giảm chấn động.

Màn hình nên được đặt vào thùng vừa kích thước, tránh thùng rộng khiến xê dịch khi xe chạy. Kỹ thuật viên chèn xốp ở cả bốn cạnh và đáy thùng để cố định. Cuối cùng, thùng phải dán nhãn “FRAGILE – HÀNG DỄ VỠ” để biết cần ưu tiên.

BƯỚC 4: ĐÓNG GÓI THÙNG MÁY (CASE/CPU)

Case thường chứa nhiều linh kiện quan trọng như CPU, RAM, mainboard, card đồ họa, ổ cứng. Những linh kiện này rất nhạy cảm với va đập. Khi đóng gói, case cần được bọc túi chống tĩnh điện toàn thân, sau đó bọc thêm lớp PE foam để hấp thụ lực khi thùng va chạm.

Case phải được đặt thẳng đứng khi vận chuyển, không đặt nằm ngang. Sử dụng thêm dây đai để cố định case vào pallet để giảm rung lắc khi xe di chuyển trên đường xấu. Ngoài ra, cần kiểm tra các ốc vít mặt hông case để đảm bảo không bị lỏng, tránh trường hợp panel trượt ra khi di chuyển

BƯỚC 5: ĐÓNG GÓI MÁY IN, MÁY PHOTOCOPY VÀ THIẾT BỊ NGOẠI VI

Máy in và photocopy có nhiều bộ phận cơ học dễ xô lệch, đặc biệt là khay giấy, nắp mở, bộ cuốn giấy và hộp mực. Vì vậy trước khi đóng gói, kỹ thuật viên cần khóa nắp máy, cố định khay giấy bằng băng dính chuyên dụng và bọc riêng hộp mực để tránh rò mực trong quá trình vận chuyển. Những máy photocopy lớn cần được cố định bằng đai và đặt lên xe bằng bửng nâng.

Thiết bị ngoại vi cho vào túi chống tĩnh điện, đặt trong thùng riêng và dán nhãn theo từng bộ phận. Việc đóng gói đúng cách giúp giảm thời gian setup tại văn phòng mới và hạn chế lỗi khi khởi động lại hệ thống.

NHỮNG LƯU Ý KHI VẬN CHUYỂN HỆ THỐNG SERVER (MÁY CHỦ)

Server là thiết bị quan trọng nhất trong hệ thống IT. Bất kỳ sai sót nào trong quá trình tắt máy, đóng gói hay vận chuyển đều có thể gây gián đoạn hoạt động toàn bộ doanh nghiệp.
Nếu máy tính văn phòng yêu cầu sự cẩn thận, thì server đòi hỏi quy trình chuyên môn cao và thiết bị vận chuyển chuyên dụng. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý ba yếu tố: tắt đúng thứ tự, đóng gói chống tĩnh điện và vận chuyển giảm chấn.

QUY TRÌNH TẮT SERVER ĐÚNG CÁCH (SHUTDOWN SEQUENCE)

Server là thiết bị quan trọng nhất nên quá trình tắt phải theo chuẩn kỹ thuật, tránh tắt đột ngột gây mất dữ liệu hoặc lỗi hệ thống RAID. Cần kiểm tra toàn bộ phiên hoạt động và các dịch vụ đang chạy. Phải tắt từng máy ảo theo đúng thứ tự ưu tiên rồi mới tắt server vật lý. Tiến hành tắt database bằng lệnh an toàn để đảm bảo dữ liệu không bị corrupt.

Tiếp theo, kiểm tra log hệ thống để chắc chắn không còn tiến trình ghi dữ liệu. Khi mọi tiến trình đã dừng, mới thực hiện lệnh shutdown trực tiếp từ giao diện quản trị hoặc Remote Console. Cuối cùng, rút nguồn UPS và kiểm tra đèn báo lỗi trước khi tháo dây cáp. Quy trình tắt chuẩn giúp bảo vệ dữ liệu và đảm bảo server có thể khởi động lại ngay tại văn phòng mới mà không gặp trục trặc

ĐÓNG GÓI TỦ RACK VÀ THANH SERVER

Việc đóng gói tủ rack đòi hỏi quy trình tỉ mỉ hơn so với máy tính thông thường vì bên trong rack chứa nhiều server, switch và thiết bị mạng. Nếu vận chuyển nguyên tủ, phải khóa bánh xe, cố định toàn bộ thanh trượt và dùng dây đai để siết chắc từng máy chủ. Nên dùng thêm miếng chêm tại các khoảng trống để hạn chế rung lắc.

Trong trường hợp cần tháo từng server để vận chuyển riêng, nên được đặt trong túi chống tĩnh điện, bọc thêm PE foam và dán mã vị trí theo dạng “Rack số – U số – Tên thiết bị”. Điều này giúp quá trình lắp lại nhanh và chính xác.

PHƯƠNG ÁN VẬN CHUYỂN GIẢM CHẤN (XE TẢI CÓ BỬNG NÂNG, THÙNG CHỐNG SỐC)

Hệ thống server rất nhạy cảm với rung động. Vì vậy, phương án vận chuyển phải dùng xe tải có bửng nâng để đưa lên an toàn mà không cần nâng thủ công. Bửng nâng giúp giảm 80% lực rung khi nhấc thiết bị.

Thùng xe vận chuyển server phải được trang bị sàn chống sốc, đệm cao su hoặc thảm kỹ thuật để hấp thụ dao động. Đối với các thiết bị server rời, hộp đựng phải có lớp foam dày tối thiểu 3–5 cm. Nếu di chuyển đường dài, nên bố trí thêm pallet hoặc kê gỗ để tránh tiếp xúc trực tiếp với sàn xe.

CÁCH ĐÁNH DẤU VÀ NIÊM PHONG THIẾT BỊ TRÁNH THẤT LẠC

Khi chuyển văn phòng, số lượng dây cáp và thiết bị rất lớn. Vì vậy, việc đánh dấu theo từng nhóm hoặc từng vị trí bàn là giải pháp tối ưu để kiểm soát toàn bộ hệ thống. Các thiết bị cần được gán mã màu, số thứ tự hoặc tem phòng ban. Tem niêm phong giúp hạn chế tình trạng mở hộp trong quá trình vận chuyển.

CÓ NÊN TỰ VẬN CHUYỂN THIẾT BỊ IT KHÔNG?

Doanh nghiệp nhỏ có thể tự xử lý, nhưng với văn phòng có nhiều thiết bị IT hoặc có server – việc tự vận chuyển tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Quyết định tự làm hay thuê đơn vị chuyên nghiệp phụ thuộc vào quy mô và mức độ quan trọng của hệ thống IT. Phần dưới đây phân tích chi tiết rủi ro và tiêu chí lựa chọn đơn vị phù hợp.

RỦI RO KHI TỰ VẬN CHUYỂN THIẾT BỊ IT

Tự vận chuyển thiết bị IT là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp với mục tiêu tiết kiệm chi phí, nhưng thực tế tiềm ẩn rất nhiều rủi ro khó lường. Hỏng hóc phần cứng, màn hình bị nứt, case bị cong chân,... rủi ro lớn hơn là mất dữ liệu. Bên cạnh đó, tình trạng thất lạc xảy ra rất thường xuyên. Tự vận chuyển còn tiềm ẩn rủi ro về an toàn điện và con người. Nhiều thiết bị văn phòng nặng, có thể gây chấn thương nếu khiêng sai cách. Vì vậy, các doanh nghiệp dùng nhiều thiết bị IT nên cân nhắc kỹ trước khi tự vận chuyển.

KHI CHỌN ĐƠN VỊ CHUYỂN VĂN PHÒNG ĐỂ CHUYỂN ĐỒ IT CẦN LƯU Ý GÌ?

Khi chọn đơn vị chuyển văn phòng để vận chuyển thiết bị IT, điều quan trọng nhất là kinh nghiệm và quy trình làm việc của đội ngũ kỹ thuật. Cần ưu tiên các đơn vị có đội ngũ hiểu rõ về thiết bị IT, nắm được quy trình tháo lắp. Một đơn vị uy tín phải có checklist đóng gói tiêu chuẩn, vật tư chuyên dụng và xe tải có bửng nâng để xử lý thiết bị.

Tiếp theo, doanh nghiệp nên kiểm tra bảo hiểm hàng hóa và chính sách đền bù khi xảy ra hỏng hóc. Cuối cùng, doanh nghiệp nên yêu cầu khảo sát trước để đánh giá năng lực thực tế của đơn vị vận chuyển. Quy trình càng rõ ràng, mức độ an toàn của thiết bị càng cao và thời gian bàn giao càng nhanh.

CHECKLIST QUY TRÌNH XỬ LÝ THIẾT BỊ IT VĂN PHÒNG

Checklist giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình, đảm bảo không thiếu bước và không bỏ sót thiết bị quan trọng. Bạn có thể in bảng checklist dưới đây để các bộ phận liên quan phối hợp hiệu quả trong ngày chuyển văn phòng.

KẾT LUẬN

Dù doanh nghiệp tự thực hiện hay thuê dịch vụ, việc tuân thủ đúng quy trình luôn là yếu tố quyết định thành công. Việc đóng gói thiết bị IT văn phòng theo đúng quy chuẩn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, bảo vệ dữ liệu và rút ngắn thời gian lắp đặt lại. Doanh nghiệp nên cân nhắc hợp tác cùng đơn vị chuyển dọn uy tín như SEC Group để được hỗ trợ theo quy trình chuyên nghiệp, an toàn và nhanh chóng.