新オフィスに必要な備品・家具・設備の完全チェックリスト | SEC Group

新しいオフィスの物品リストの作成は、企業が効率的な労働環境を構築し、コストを最適化するための常に最初の一歩となります。SEC Groupの多くの顧客企業も、必要な備品の買い忘れ、機器の過剰購入、または各部署間での予算の不一致によって困難に直面した経験があります。

完全なチェックリストは、施工、運搬、人事の各チームがスムーズに連携し、追加費用の発生を防ぎ、セットアップ時間を短縮するのに役立ちます。以下の記事では、新しいオフィスを開設する際に必要な物品、家具、機器の全セットを総括しており、5〜10人のスタートアップから50〜100人の企業まで、実際に適用することができます。

購入前に新オフィスの物品チェックリストを作成する必要がある理由

購入前に詳細なチェックリストを作成することは、企業が予算を管理し、間違った購入や重複した購入のリスクを抑えるのに役立ちます。特に拠点の移転を控えているオフィスにとっては、運搬チームが梱包の順序を簡単に整理し、紛失を減らし、オフィス移転のコストを最適化するための経験にもなります。

また、チェックリストは各部署が正確なニーズを提示するのをサポートし、部署が過剰な機器を要求しながら実際には使い切らないというケースを防ぎます。新しく設立された企業にとって、新しいオフィスの物品リストは、レイアウトの決定、机・椅子の数の計算、電源・ネットワークの位置、および保管システムの計算において重要な役割を果たします。これにより、セットアップのプロセスがスムーズに進み、スケジュール通りに進行し、ミスが抑えられます。

オフィスに欠かせないインテリア

インテリアは新しいオフィスの物品リストにおいて重要な役割を果たし、エリアごとに明確に計画される必要があります。インテリアには、机や椅子だけでなく、ファイルキャビネット、間仕切り、ストレージシステム、エルゴノミクスチェアも含まれます。正しく配置することで、従業員が快適に働き、パフォーマンスを向上させ、長期的なコストを最適化することができます。

共有ワークエリアのインテリア

共有ワークエリアは、空間を最適化し集中できる環境を作るために統一感が必要です。ここは人事活動の80%が行われる場所であるため、インテリアは耐久性があり、適切で、拡張時に構成を簡単に変更できるものでなければなりません。

共有ワークエリアに必要なインテリアのリスト：

• スタッフ用デスク： サイズ1m2〜1m4、配線孔付き。組み立てやレイアウト変更が簡単。
• エルゴノミクスチェア（人間工学椅子）： 背中、腕、首をサポートし、長時間パソコンで作業する際の快適さを提供。
• デスク用間仕切り： プライバシーを高め、軽度の騒音を軽減。
• 共有書類キャビネット： 書類、契約書、事務用品の保管。
• 個人用ロッカー： 従業員の私物を保管し、紛失を防止。

会議室、役員室のインテリア

会議室と役員室には、厳粛さ、利便性、そしてチームワークや顧客対応の性質に合致することが求められます。専門性を伝えるために、空間を科学的にセットアップする必要があります。

会議室、役員室に必要なインテリアのリスト：

• 会議用テーブル： 面積に応じたサイズ、テーブル埋め込み型電源コンセントをサポート。
• 会議用チェア： 回転椅子またはカンチレバーチェア、長時間の会議でも快適な座り心地を提供。
• ガラスボードまたはホワイトボード： クイックメモ、ブレインストーミング用。
• 役員用書類キャビネット： 重要な書類を保管し、機密性を確保。
• 役員用デスク： 高級感のあるデザイン、高級革張りチェア付き。

オフィス内の電子機器、テクノロジー機器

新しいオフィスの物品リストを作成する際、企業は運営規模に合ったテクノロジー機器を選択する必要があります。規模が大きくなるほど、安定した運営を確保するためにセキュリティ、接続速度、ストレージ容量に対する要件が高くなります。

共通オフィス機器

一般的なオフィス機器は、会社全体にサービスを提供し、生産性を最適化し、安定した運営を支援する機器のグループです。

オフィス機器のリスト：

• デスクトップ/ノートパソコン： 各部署（マーケティング、経理、IT、営業）に適合したもの。
• 外部モニター： マルチタスク時の効率を30〜50%向上。
• プロジェクター/会議用TV： プレゼンテーションやトレーニングで使用。
• プリンター、コピー機、スキャナー： 運用コストを削減する多機能タイプ。
• 内線電話/VoIP： 社内連絡やカスタマーケアをサポート。

ネットワークシステム

安定したネットワークシステムは、特にクラウドプラットフォームを通じて運営される企業にとって、すべての活動をシームレスに行うのに役立ちます。

機器リストの内容：

• 法人向けWi-Fiルーター： 多くのユーザーをサポートし、高い安定性を誇る。
• ネットワークスイッチ： オフィス内の複数の有線機器を接続。
• CAT6またはCAT6Aネットワークケーブル： デスクトップや重要な機器向けに安定した速度を提供。
• 会議室用ネットワークハブ： オンライン会議時の接続を最適化。
• テーブル埋め込み型電源コンセント： ノートパソコンやアクセサリのすっきりとした配置をサポート。

いくつかの電源アクセサリ

これらの物品は小型ですが、新しいオフィスのセットアップ時には非常に不可欠なものです。

• 延長電源タップ： 機器の柔軟な配置をサポート。

• 電源コード、HDMIケーブル： 会議やプレゼンテーション用。

• UPS（無停電電源装置）： 停電時のデータ損失リスクを軽減。

• スタッフ用デスクライト： 照度を高め、目の疲労を軽減。

• ミニ冷風扇/空気清浄機： 快適な環境を構築。

​

基本的な文房具

文房具は新しいオフィスの物品リストにおける重要な消耗品のグループであり、業務の中断を防ぐために最初から完全に準備する必要があります。拠点を移転する際、企業には多くの場合さらに小さなニーズが発生するため、文房具をタイムリーに補充することで運営をより安定させることができます。 文房具のリストは以下の通りです：

• 署名用ペン、ボールペン、蛍光ペン
• ノート、付箋
• A4用紙
• ファイルカバー、フォルダー、ペーパークリップ
• カッター、ハサミ、テープ
• ラベル、ラベルプリンター
• 卓上カレンダー、大型マウスパッドマット
• 各デスク用のミニゴミ箱

共用スペース用の物品

パントリーや共用スペースは、従業員が休息し、飲食し、エネルギーを充電するための空間です。新しいオフィスの物品リストにおいて、企業はこのエリアに十分な物品を準備し、良好な体験を確保する必要があります（特にスタッフの多いオフィスの場合は重要です）。

家電製品

設備の整った共用スペースは、オフィスの円滑な運営を助け、スタッフに快適な感覚をもたらします。家電製品のグループは数は多くないかもしれませんが、労働体験に直接的な影響を与えます。

• 冷蔵庫： 食べ物や飲み物の保存。
• 電子レンジ： すばやく食事を温める。
• 浄水器： オフィス環境に不可欠。
• 電気ケトル： お茶やコーヒーを入れる。
• コーヒーメーカー： 従業員の体験価値を向上。

飲食・衛生用物品

飲食や衛生に関する物品をしっかりと準備することで、共用生活における整理整頓とマナーが保たれます。これも明確なチェックリストがないと不足しやすい物品のグループです。

• マグカップ、食器、スプーン、箸： 従業員が毎日使用。
• ペーパータオル、ウェットティッシュ： クイック衛生用。
• 食器用洗剤、スポンジ： パントリーを清潔に保持。
• 大型ゴミ箱： 臭いを軽減し、回収を便利に。
• 食品用ラック： 空間をすっきりと整理。

オフィス装飾用の物品

新しいオフィスの物品リストに含まれる装飾用の物品は、従業員にとってより親しみやすく快適な空間を作り出すのに役立ち、同時にブランドの認知度を高め、オフィス独自のアイデンティティを構築します。 オフィスでよく見られる装飾物品のリスト：

• 壁掛けアート/絵画
• オフィスの観葉植物
• 装飾用照明
• ロビーのブランドロゴ
• 床用カーペット
• ウォールブランドアイデンティティ（スローガン、社内ポスター）

新しいオフィスのセットアップ時に予算を最適化する方法

予算を最適化するために、企業は新しいオフィスの物品リストを3つのグループに分けるべきです：必須、推奨、アップグレード。この方法により、コスト管理が改善され、あまり使用されない機器の誤った購入を防ぐことができます。

実際、多くの企業が、実際には必要のないインテリアやテクノロジー機器を余分に購入したという理由だけで、予算の20〜30%を無駄にしていると記録されています。オフィスを移転する際、企業はまだ十分に機能している机、椅子、ファイルキャビネット、または機器を完全に再利用することができます。同時に、スムーズな運営を確保するために、高いパフォーマンスを要求される電子機器のグループのみを新しく投資します。

さらに、移動中の資産の破損を抑えるために、経験のあるオフィス移転業者を選ぶべきです。セットまたはコンボでインテリアを購入することも、単品で個別に購入するよりも大幅な節約につながります。この方法は、迅速にセットアップしたいが長期的なコストも最適化したい企業に特に効果的です。

物品の総合チェックリストテーブル

(*) 注意：チェックリスト内の物品数量は参考値であり、オフィスの規模や従業員数に応じて適切に調整・カスタマイズされます。

新オフィスの物品・機器リストは、企業が最適な作業空間を構築するのを支援する基礎的なステップです。詳細なチェックリストとSEC Groupのようなプロフェッショナルなサポートチームを組み合わせることで、新しいオフィスの準備プロセスがより迅速に、科学的に、そして大幅なコスト削減を伴って行われます。

オフィスを開設または移転を予定されている場合は、予算とスケジュールをしっかりと管理するために上記のチェックリストから始めてみてください。運搬、配置、またはセットアップのコンサルティングが必要な場合は、Saigon Express - SEC Groupのチームがいつでもサポートする準備ができています。