新オフィスに必要な備品・家具・設備の完全チェックリスト | SEC Group

新しい事務用品のリストは、企業が科学的でコスト効率の高い作業スペースをセットアップするための最初のステップです。のドライビジネス SEC Group 購入品目の不足、過剰な設備、または部門間の予算の不一致により、困難に直面しました。

完全なチェックリストは、建設チーム、輸送、担当者がスムーズに調整し、コストの発生を回避し、セットアップ時間を短縮するのに役立ちます。以下の記事は、新規オフィス開設時に必要な物品・家具・備品一式をまとめたもので、5～10人規模のスタートアップ企業でも50～100人規模の企業でも実践可能です。

新しいオフィス用品を購入する前に確認する必要があるのはなぜですか?

買い物前に詳細なチェックリストを作成すると、企業が予算を管理し、間違った購入や重複購入のリスクを制限するのに役立ちます。特に移転の準備をしているオフィスにとって、これは配送チームが梱包の順序を簡単に手配し、損失を削減し、オフィスの輸送コストを最適化するのに役立つオフィス移転体験でもあります。

チェックリストは、部門が正確なニーズを提供するのにも役立ち、部門が過剰な機器を要求したにもかかわらずすべてを使用しないというケースを回避します。新しく設立されたビジネスの場合、新しい事務用品のリストは、レイアウトの決定、テーブルと椅子の数、電気の配置、ネットワーク、保管システムの計算にも重要な役割を果たします。そのおかげで、セットアップ プロセスはスケジュールどおりにスムーズに進み、エラーが制限されます。

オフィスに欠かせない家具

家具は新しい事務用品のリストの中で重要な役割を果たしており、エリアごとに明確に計画する必要があります。インテリアには、テーブルと椅子だけでなく、ファイルキャビネット、パーティション、収納システム、人間工学に基づいた椅子も含まれています。正しいレイアウトは、従業員が快適に働き、効率を向上させ、長期的なコストを最適化するのに役立ちます。

共用作業エリアの内部

共通の作業エリアでは、スペースを最適化し、集中できる環境を作成するために同期が必要です。従業員の活動の 80% がここで行われるため、内部は耐久性があり、適切で、拡張時に構成を簡単に変更できる必要があります。

共用作業エリアに必要な家具のリストは次のとおりです。

• スタッフデスク： サイズは1m2～1m4、配線穴付きです。組み立てやレイアウト変更も簡単です。
• 人間工学に基づいた椅子: 背中、腕、首をサポートし、長時間のコンピューター作業を快適にします。
• デスクパーティション: プライバシーが向上し、騒音がわずかに軽減されます。
• 一般的な文書キャビネット: 記録、契約書、事務用品を保管します。
• 個人ロッカー: 紛失を避けるために従業員の私物を保護してください。

会議室やディレクター室の家具

会議室やディレクターズルームは格式と利便性が求められ、グループワークや来客の応対に適しています。プロフェッショナリズムを伝えるには、スペースを科学的にセットアップする必要があります。

会議室とディレクターズルームエリアに必要な家具のリスト:

• 会議室のテーブル: サイズはエリアに依存し、テーブル下のソケットをサポートします。
• 会議椅子: 長時間の会議でも快適な座り心地を実現する回転椅子またはひざまずく椅子。
• ガラス基板または磁気基板： 簡単なメモ、ブレインストーミング。
• ディレクターズドキュメントキャビネット: 重要な記録を保存し、機密性を確保します。
• ディレクターズデスク: 上質な本革シートを採用した高級感のあるデザイン。

オフィス内の電子機器とテクノロジーアイテム

新しい事務用品のリストを作成するとき、企業は事業規模に適したテクノロジー機器を選択する必要があります。規模が大きくなるほど、安定した動作を確保するためのセキュリティ、接続速度、ストレージ容量の要件が高くなります。

一般事務機器

オフィス機器は一般に、生産性の最適化と安定稼働に貢献する、企業全体に役立つ機器群です。

事務機器一覧：

• デスクトップ/ラップトップ: マーケティング、会計、IT、営業の各部門に適しています。
• 別の画面: マルチタスク時のパフォーマンスが 30 ～ 50% 向上します。
• プロジェクター/会議用テレビ: プレゼンテーションや研修などでご活用ください。
• プリンター、コピー機、スキャナー: 多目的タイプなのでランニングコストを節約できます。
• 固定電話/VoIP: 社内コミュニケーションと顧客ケアをサポートします。

ネットワークシステム

安定したネットワーク システムは、特にクラウド プラットフォームを介して運営されているビジネスにおいて、すべての業務をシームレスに実行するのに役立ちます。

機器リストには次のものが含まれます。

• ビジネスWiFiルーター： 多くのユーザーをサポートし、高い安定性を実現します。
• ネットワークスイッチ: オフィス内の複数の有線デバイスを接続します。
• CAT6 または CAT6A ネットワーク ケーブル: デスクトップや重要なデバイスでも安定した速度を実現します。
• 会議室用ネットワークスプリッター: オンライン会議時の接続を最適化します。
• テーブルの下のコンセント： ノートパソコンやアクセサリーをきちんと整理するのに役立ちます。

一部の電気アクセサリ

これらは小さいですが、新しいオフィスを設立するときに非常に必要なものです。

• 拡張電源コンセント： 柔軟な設備配置に貢献します。

• 電源コード、HDMIコード： 会議やプレゼンテーションに利用されます。

• UPS (無停電電源装置): 停電時のデータ損失のリスクを軽減します。

• スタッフ用デスクランプ: 明るさを高め、目の疲れを軽減します。

• ミニエアコンファン/空気清浄機： 風通しの良い環境を作ります。

​

ベーシックステーショナリー

文房具は新しい事務用品の中でも重要な消耗品であり、作業の中断を避けるために最初から十分に準備する必要があります。企業は、拠点を移動するときに追加の小さなニーズが発生することが多いため、文房具をタイムリーに補充することで、より安定した運営に役立ちます。 文房具の一覧は以下の通りです。

• ペン、ボールペン、ハイライトペン
• ノート、メモ帳
• A4用紙
• ファイルフォルダー、ファイルクリップ、ペーパークリップ
• ペーパーナイフ、はさみ、テープ
• ラベル、スタンププリンター
• 卓上カレンダー、大型マウスパッドマット
• 各テーブルにあるミニゴミ箱

共用リビングエリアのアイテム

パントリーまたは共用リビングエリアは、従業員が休息し、食事をし、エネルギーを回復するのに役立つスペースです。新しい事務用品のリストでは、特に多くの従業員がいるオフィスで優れたエクスペリエンスを確保するために、企業はこの分野に適切な事務用品を準備する必要があります。

家庭用電化製品

設備の整ったリビングエリアは、オフィスのスムーズな運営に役立ち、従業員に快適さをもたらします。家電製品の種類はそれほど多くないかもしれませんが、仕事の経験に直接影響します。

• 冷蔵庫： 食べ物や飲み物を保存します。
• 電子レンジ： 食べ物を素早く温めます。
• 浄水器： オフィス環境には欠かせません。
• 電気ケトル： お茶、コーヒーを作ります。
• コーヒーメーカー: 従業員のエクスペリエンスを向上させます。

食品サービスおよび清掃用品

一般的な活動においてきちんとした文化を生み出すために、適切な食事用具と衛生用具を準備します。これは、明確なチェックリストがないと見落としがちな項目群でもあります。

• カップ、コップ、スプーン、箸： 従業員向けの日常使用。
• 紙箱、ウェットティッシュ： クイッククリーニングサービス。
• 食器用洗剤、洗浄パッド： パントリーを清潔に保ちます。
• 大型ゴミ箱： 臭気を軽減し、回収を容易にします。
• 食品棚: 空間をきれいに保つのに役立ちます。

オフィス装飾品

新しい事務用品のリストに含まれる装飾品は、従業員にとってよりフレンドリーで快適な空間を作り出すのに役立つと同時に、ブランドの認知度を高め、オフィスに独自のアイデンティティを生み出すのに役立ちます。 オフィスで頻繁に使用される装飾アイテムのリスト:

• 壁画
• オフィスの緑の植物
• 装飾用ライト
• ロビーのブランドロゴ
• フロアマット
• 壁の識別子 (スローガン、内部ポスター)

新しいオフィスを設立する際に予算を最適化するにはどうすればよいですか?

予算を最適化するには、企業は新しい事務用品のリストを、必須、推奨、追加のアップグレードの 3 つのグループに分ける必要があります。このアプローチは、コストをより適切に管理し、めったに使用されない間違った機器の購入を避けるのに役立ちます。 

実際、多くの企業は、実際には必要のない余分な家具やテクノロジー機器を購入したというだけの理由で、予算の 20 ～ 30% を無駄にしていると記録しています。オフィスを移転する場合、企業は、まだ正常に動作しているテーブル、椅子、ファイルキャビネット、または機器を完全に再利用できます。同時に、スムーズな動作を確保するために高いパフォーマンスを必要とする新しい電子機器グループにのみ投資してください。

また、選択する必要があります オフィス輸送ユニット 移転中の物的損害を最小限に抑える経験がある。家具をセットまたは組み合わせて購入すると、個別のアイテムを購入するよりも大幅に節約できます。この方法は、迅速にセットアップする必要があるものの、長期的なコストを最適化したい企業に特に効果的です。

一般的なチェックリストの項目表

(*) チェックリストの項目数は参考値であり、オフィスの規模や従業員数に応じて項目数はカスタマイズされます。

新品事務用品一覧 これは、企業が最適なワークスペースを設定できるよう支援するための基礎的なステップです。詳細なチェックリストと SEC グループのような専門的なサポート チームを組み合わせると、新しいオフィスの準備プロセスがより迅速かつ科学的になり、コストが大幅に節約されます。

オフィスの開設または移転の準備をしている場合は、予算とスケジュールをより適切に管理するために上記のチェックリストから始めてください。移動、手配、セットアップやチームに関するアドバイスなどのサポートが必要な場合 サイゴン エクスプレス - SEC グループ いつでも同行する準備ができています。