Danh Sách Vật Dụng, Thiết Bị Khi Setup Văn Phòng Mới

Danh sách vật dụng văn phòng mới luôn là bước đầu tiên để doanh nghiệp setup không gian làm việc khoa học và tiết kiệm chi phí. Khô doanh nghiệp của SEC Group từng gặp khó khăn do mua thiếu đồ, thừa thiết bị hoặc không thống nhất ngân sách giữa các bộ phận.

Một checklist đầy đủ giúp đội ngũ thi công, vận chuyển và nhân sự phối hợp nhịp nhàng, tránh phát sinh chi phí và rút ngắn thời gian setup. Bài viết dưới đây tổng hợp trọn bộ vật dụng, nội thất và thiết bị cần có khi mở văn phòng mới, áp dụng thực tế cho cả startup 5 - 10 người, lẫn công ty 50 - 100 nhân sự.

LÝ DO CẦN LÊN CHECKLIST VẬT DỤNG CHO VĂN PHÒNG MỚI TRƯỚC KHI MUA?

Việc lập checklist chi tiết trước khi mua sắm giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách, hạn chế rủi ro mua sai hoặc mua trùng lắp. Đặc biệt với những văn phòng đang chuẩn bị chuyển địa điểm, đây còn là kinh nghiệm chuyển văn phòng giúp đội vận chuyển dễ dàng sắp xếp thứ tự đóng gói, giảm thất lạc và tối ưu chi phí vận chuyển văn phòng.

Checklist cũng hỗ trợ các phòng ban đưa ra nhu cầu chính xác, tránh trường hợp bộ phận yêu cầu quá nhiều thiết bị nhưng không sử dụng hết. Với các doanh nghiệp mới thành lập, danh sách vật dụng văn phòng mới còn đóng vai trò quan trọng trong việc xác định layout, tính toán số lượng bàn ghế, vị trí điện, mạng và hệ thống lưu trữ. Nhờ vậy, quá trình setup diễn ra mượt mà, đúng tiến độ và hạn chế sai sót.

NỘI THẤT KHÔNG THỂ THIẾU CHO VĂN PHÒNG

Nội thất chiếm vai trò quan trọng trong danh sách vật dụng văn phòng mới và cần được lên kế hoạch rõ ràng theo từng khu vực. Nội thất không chỉ gồm bàn ghế mà còn bao gồm tủ hồ sơ, vách ngăn, hệ thống lưu trữ và ghế công thái học. Bố trí đúng giúp nhân viên làm việc thoải mái, nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí dài hạn.

Nội thất khu vực làm việc chung

Khu vực làm việc chung cần sự đồng bộ để tối ưu không gian và tạo môi trường tập trung. Đây là nơi diễn ra 80% hoạt động của nhân sự, nên nội thất phải bền, phù hợp và dễ thay đổi cấu hình khi mở rộng.

Danh sách nội thất cần có tại khu vực làm việc chung như:

• Bàn làm việc nhân viên: Kích thước 1m2 - 1m4, có lỗ đi dây. Dễ lắp ráp và thay đổi layout.
• Ghế công thái học: Hỗ trợ lưng, tay và cổ, tạo sự thoải mái khi làm việc trên máy tính nhiều giờ.
• Vách ngăn bàn: Tăng sự riêng tư, giảm tiếng ồn nhẹ.
• Tủ tài liệu chung: Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, vật dụng văn phòng.
• Tủ locker cá nhân: Bảo quản đồ riêng tư của nhân viên, tránh thất lạc.

Nội thất phòng họp, phòng giám đốc

Phòng họp và phòng giám đốc yêu cầu sự trang trọng, tiện dụng và phù hợp với tính chất làm việc nhóm hoặc tiếp khách. Không gian cần được setup khoa học để truyền tải sự chuyên nghiệp.

Danh sách nội thất cần có tại khu vực phòng họp, phòng giám đốc:

• Bàn phòng họp: Kích thước tùy diện tích, hỗ trợ ổ cắm âm bàn.
• Ghế họp: Ghế xoay hoặc ghế chân quỳ, tạo cảm giác thoải mái trong cuộc họp dài.
• Bảng kính hoặc bảng từ: Ghi chú nhanh, brainstorming.
• Tủ tài liệu giám đốc: Lưu hồ sơ quan trọng, đảm bảo bảo mật.
• Bàn làm việc giám đốc: Thiết kế sang trọng, đi kèm ghế da cao cấp.

THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ, ĐỒ CÔNG NGHỆ TRONG VĂN PHÒNG

Khi xây dựng danh sách vật dụng văn phòng mới, doanh nghiệp cần chọn thiết bị công nghệ phù hợp quy mô hoạt động. Quy mô càng lớn, yêu cầu về bảo mật, tốc độ kết nối và khả năng lưu trữ càng cao để đảm bảo vận hành ổn định.

Thiết bị văn phòng chung

Thiết bị văn phòng nói chung là nhóm thiết bị phục vụ toàn bộ công ty, giúp tối ưu năng suất và vận hành ổn định.

Danh sách thiết bị văn phòng:

• Máy tính bàn/laptop: Phù hợp từng bộ phận: Marketing, Kế toán, IT, Sales.
• Màn hình rời: Tăng 30 - 50% hiệu suất khi làm việc đa tác vụ.
• Máy chiếu/TV họp: Sử dụng trong thuyết trình và training.
• Máy in, photocopy, scan: Loại đa năng tiết kiệm chi phí vận hành.
• Điện thoại bàn/VoIP: Hỗ trợ liên lạc nội bộ và chăm sóc khách hàng.

Hệ thống mạng

Hệ thống mạng ổn định giúp mọi hoạt động diễn ra liền mạch, đặc biệt đối với doanh nghiệp vận hành qua các nền tảng cloud.

Danh sách thiết bị gồm:

• Router WiFi doanh nghiệp: Hỗ trợ nhiều user, ổn định cao.
• Switch mạng: Kết nối nhiều thiết bị có dây trong văn phòng.
• Dây mạng CAT6 hoặc CAT6A: Tốc độ ổn định cho máy bàn và thiết bị quan trọng.
• Bộ chia mạng cho phòng họp: Tối ưu kết nối khi họp trực tuyến.
• Ổ cắm điện âm bàn: Giúp bố trí gọn gàng cho laptop và phụ kiện.

Một số phụ kiện điện

Những vật dụng này nhỏ nhưng cực kỳ cần thiết khi setup văn phòng mới.

• Ổ cắm điện kéo dài: Giúp linh hoạt bố trí thiết bị.

• Dây điện, dây HDMI: Dùng cho họp và trình chiếu.

• UPS (bộ lưu điện): Giảm rủi ro mất dữ liệu khi mất điện.

• Đèn bàn nhân viên: Tăng độ sáng và giảm mỏi mắt.

• Quạt điều hòa mini/máy lọc không khí: Tạo môi trường thoáng đãng.

​

VĂN PHÒNG PHẨM CƠ BẢN

Văn phòng phẩm là nhóm vật dụng tiêu hao quan trọng trong danh sách vật dụng văn phòng mới, cần chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu để tránh gián đoạn công việc. Khi chuyển địa điểm, doanh nghiệp thường phát sinh thêm nhiều nhu cầu nhỏ, nên việc bổ sung văn phòng phẩm kịp thời giúp vận hành ổn định hơn. Danh sách văn phòng phẩm như sau:

• Bút ký, bút bi, bút highlight
• Sổ tay, giấy note
• Giấy A4
• Bìa hồ sơ, kẹp file, kẹp giấy
• Dao rọc giấy, kéo, băng keo
• Tem nhãn, máy in tem
• Lịch bàn, thảm mousepad lớn
• Thùng rác mini mỗi bàn

VẬT DỤNG CHO KHU VỰC SINH HOẠT CHUNG

Khu pantry hoặc khu sinh hoạt chung là không gian giúp nhân viên nghỉ ngơi, ăn uống và tái tạo năng lượng. Trong danh sách vật dụng văn phòng mới, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ vật dụng cho khu vực này để đảm bảo trải nghiệm tốt, nhất là với văn phòng đông nhân sự.

Thiết bị điện gia dụng

Một khu sinh hoạt được trang bị tốt giúp văn phòng vận hành trơn tru và tạo cảm giác thoải mái cho nhân sự. Nhóm thiết bị điện gia dụng có thể không nhiều nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc.

• Tủ lạnh: Bảo quản đồ ăn, nước uống.
• Lò vi sóng: Hâm nóng thức ăn nhanh chóng.
• Máy lọc nước: Cần thiết cho môi trường văn phòng.
• Ấm điện: Pha trà, cà phê.
• Máy pha cà phê: Tăng trải nghiệm cho nhân viên.

Vật dụng phục vụ ăn uống, vệ sinh

Chuẩn bị đầy đủ vật dụng ăn uống, vệ sinh tạo sự gọn gàng và văn minh trong sinh hoạt chung. Đây cũng là nhóm vật dụng dễ thiếu sót nếu không có checklist rõ ràng.

• Ly, chén, muỗng, đũa: Dùng hàng ngày cho nhân viên.
• Hộp giấy, khăn giấy ướt: Phục vụ vệ sinh nhanh.
• Nước rửa chén, miếng rửa: Giữ khu pantry sạch sẽ.
• Thùng rác lớn: Giảm mùi và tiện thu gom.
• Kệ để đồ ăn: Giúp không gian gọn gàng.

VẬT DỤNG TRANG TRÍ VĂN PHÒNG

Nằm trong danh sách vật dụng văn phòng mới, các vật dụng trang trí giúp tạo không gian thân thiện và thoải mái hơn cho nhân viên, đồng thời tăng tính nhận diện thương hiệu và tạo bản sắc riêng cho văn phòng. Danh sách các vật dụng trang trí thường xuất hiện tại văn phòng:

• Tranh treo tường
• Cây xanh văn phòng
• Đèn trang trí
• Logo thương hiệu tại sảnh
• Thảm sàn
• Bộ nhận diện tường (slogan, poster nội bộ)

LÀM SAO ĐỂ TỐI ƯU NGÂN SÁCH KHI SETUP VĂN PHÒNG MỚI?

Để tối ưu ngân sách, doanh nghiệp nên phân chia danh sách vật dụng văn phòng mới thành ba nhóm: Bắt buộc, Nên có và Nâng cấp thêm. Cách làm này giúp kiểm soát chi phí tốt hơn và tránh mua nhầm những thiết bị ít sử dụng. 

Thực tế, nhiều công ty ghi nhận mức lãng phí 20 - 30% ngân sách chỉ vì mua dư nội thất hoặc thiết bị công nghệ không thật sự cần thiết. Khi chuyển văn phòng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tái sử dụng bàn ghế, tủ hồ sơ hoặc thiết bị còn hoạt động tốt. Đồng thời chỉ đầu tư mới những nhóm đồ điện tử yêu cầu hiệu suất cao để đảm bảo vận hành mượt mà.

Ngoài ra, bạn nên chọn đơn vị vận chuyển văn phòng có kinh nghiệm để hạn chế hư hỏng tài sản trong quá trình di dời. Việc mua theo bộ hoặc combo nội thất cũng giúp tiết kiệm đáng kể so với mua lẻ từng món. Cách làm này đặc biệt hiệu quả với những doanh nghiệp cần setup nhanh nhưng vẫn muốn tối ưu chi phí dài hạn.

BẢNG CHECKLIST TỔNG QUÁT VẬT DỤNG

(*) Lưu ý số lượng vật dụng trong checklist chỉ là số lượng tham khảo, số vật dụng sẽ được tùy biến điều chỉnh phù hợp với quy mô, số lượng nhân viên của văn phòng

Danh sách vật dụng văn phòng mới là bước nền tảng giúp doanh nghiệp setup không gian làm việc tối ưu. Khi kết hợp checklist chi tiết với đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp như SEC Group, quá trình chuẩn bị văn phòng mới sẽ nhanh hơn, khoa học hơn và tiết kiệm chi phí đáng kể.

Nếu bạn đang chuẩn bị mở hoặc chuyển văn phòng, hãy bắt đầu bằng checklist trên để kiểm soát tốt ngân sách và tiến độ. Khi cần hỗ trợ vận chuyển, bố trí hoặc tư vấn setup, đội ngũ Saigon Express - SEC Group luôn sẵn sàng đồng hành.