Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Thay Thế Sổ Sách

Phần mềm quản lý bán hàng đang ngày càng trở thành công cụ hữu hiệu trong việc kiểm soát các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Sử dụng Excel, giấy tờ sổ sách là hai hình thức quản lý bán hàng cực kỳ phổ biến trong nhiều năm qua. Tuy nhiên, đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện đại, Excel và sổ sách bắt đầu bộc lộ nhiều điểm yếu. Sự xuất hiện và phát triển của phần mềm quản lý bán hàng được xem như chìa khóa giúp các doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh của mình. Vậy tại sao phần mềm quản lý bán hàng lại là sự lựa chọn hoàn hảo để thay thế cho các công cụ truyền thống? Bài viết này của SEC Warehouse sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.

Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là một loại ứng dụng hay nói cách khác là công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng và cung cấp đầy đủ các chức năng giúp doanh nghiệp xử lý các công việc một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.

Phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ nhà quản lý nhập dữ liệu nhanh hơn, cũng như nắm được được chi tiết về dữ liệu khách hàng, thông tin sản phẩm, hàng hóa, quản lý hoạt động kho vận, quản lý các đơn hàng, quản lý nhân viên, thống kê về doanh thu, doanh số bán hàng, hỗ trợ in hóa đơn,… 

Chính vì thế, phần mềm này không chỉ dễ sử dụng, giúp quản lý tốt hoạt động bán hàng mà còn xử lý nhanh chóng những yêu cầu cần thiết để hỗ trợ phát triển kinh doanh. Hơn nữa, với chức năng lưu trữ thông minh, phần mềm quản lý bán hàng cũng giúp đảm bảo cho quy trình bán hàng được vận hành một cách thật trôi chảy.

Tại sao nên ngưng sử dụng Excel, sổ sách để quản lý bán hàng?

Tiêu tốn nhiều thời gian, công sức 

Những ai đã từng sử dụng Excel hoặc sổ sách để quản lý bán hàng, dù là người mới hay đã có kinh nghiệm lâu năm đều phải thừa nhận rằng, chúng rất mất thời gian và tốn công sức. Với hai hình thức quản lý này, bạn cần phải có sự tập trung và tỉ mỉ nhập từng dữ liệu hay ghi chép chi tiết các con số, mã hàng một cách thủ công và rất dễ gây ra sai sót. Ngày qua ngày, việc này sẽ khiến bạn cảm thấy thật chán nản và mệt mỏi, thậm chí không có nhiều thời gian thư giãn, nghỉ ngơi sau một ngày dài làm việc.

Bên cạnh đó, nếu cửa hàng của bạn có quá nhiều mã hàng và nhiều mức giá sản phẩm khác nhau thì mức độ chi tiết, tỉ mỉ của công việc sẽ còn gấp nhiều lần. Rất nhiều chủ doanh nghiệp đã chia sẻ, mỗi lần tiến hành kiểm kho vào cuối tháng, họ gần như mất cả ngày chỉ để tiến hành ghi chép sổ sách hoặc nhập liệu vào bảng Excel và luôn cảm thấy vô cùng căng thẳng. Vì chỉ một chút sơ sót thì rất có thể sẽ phải làm lại từ đầu.

Có thể gặp nhiều rủi ro

Excel và sổ sách là hai hình thức quản lý kinh doanh truyền thống được sử dụng phổ biến trong nhiều năm qua. Dù vậy, việc quản lý và lưu trữ dữ liệu cũng là một mối lo lớn với các chủ nhà hàng. 

Cụ thể với Excel, khi máy tính bị hỏng, Excel cũng sẽ bị vô hiệu hóa. Điều đó có thể khiến các dữ liệu được lưu trong Excel sẽ biến mất hoàn toàn. Hoặc đơn giản việc đột nhiên mất điện khi bạn đang làm việc trên Excel nhưng chưa kịp nhấn “lưu” thì mọi dữ liệu sẽ bị mất hoàn toàn và không thể lấy lại được.

Còn đối với sử dụng sổ sách để quản lý, bạn sẽ đối mặt với rủi ro thất lạc giấy tờ, tính toán sai, lỗi ghi chép. Vì bạn phải vừa tính toán trên máy tính cầm tay, vừa phải ghi chép vào sổ sách, thao tác cồng kềnh lại rất mất thời gian. 

Bên cạnh đó, vấn đề bảo quản và lưu trữ sổ sách sao cho không bị hư hỏng, mục nát cũng là điều không hề dễ dàng chút nào. Hàng trăm, hàng nghìn giao dịch hoặc thông tin khách hàng, nhà cung cấp có thể mất hết nếu chẳng may xảy ra hỏa hoạn, bị mất trộm, làm rơi…

Một trong những rủi ro nữa mà các chủ doanh nghiệp có thể gặp phải khi quản lý hoạt động kinh doanh bằng Excel hoặc sổ sách đó là rất dễ bị nhân viên của mình tạo số liệu giả để bòn rút tiền. Với hàng đống dữ liệu với số liệu phức tạp, ký tự dài loằng ngoằng được ghi chép và lưu trữ thông qua Excel và sổ sách thì rất khó để chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt số lượng hàng hóa xuất nhập tồn, các giao dịch thu chi phát sinh mỗi ngày… một cách chính xác.

Tốn kém chi phí

Rất nhiều chủ doanh nghiệp tin rằng, sử dụng Excel và sổ sách để quản lý bán hàng sẽ giúp tiết kiệm chi phí tối ưu, vì Excel có thể cài đặt miễn phí trên máy tính và sổ sách có thể mua với giá khá rẻ. 

Tuy vậy, có một sự thật mà ít ai nghĩ đến đó là Excel và sổ sách sử dụng phương pháp tính toán thủ công. Điều này yêu cầu bạn sẽ cần tuyển thêm một hoặc nhiều nhân viên nhập liệu cho doanh nghiệp. Mà lương cho một nhân viên nhập liệu lại không rẻ, giao động từ 6.000.000đ đến 7.000.000đ/tháng. 

Chưa dừng lại ở đó, nếu sử dụng sổ sách để ghi chép và quản lý kinh doanh, bạn sẽ cần một không gian đủ rộng để lưu trữ và bảo quản mọi giấy tờ, dữ liệu của mình. Số tiền bỏ ra để mua sổ sách thì nhỏ, nhưng giá trị của dữ liệu mà nó chứa lại rất lớn. Hiện nay, không phải doanh nghiệp, cửa hàng cũng sở hữu không gian đủ lớn, việc tìm chỗ trống để lưu trữ các hồ sơ, tài liệu cũng khá đắt đỏ. 

Vốn rất được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp kinh doanh truyền thống từ xưa đến nay, nhưng Excel và sổ sách đang dần bộc lộ nhiều điểm yếu và không còn phù hợp. Thay vào đó, phần mềm bán hàng lại có nhiều ưu điểm và mang đến lợi ích cho khách hàng.

Những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý bán hàng đem lại

Tiết kiệm được chi phí và thời gian

Không thể phủ nhận rằng ứng dụng máy móc, phần mềm, công nghệ vào kinh doanh sẽ góp phần rút ngắn thời gian hơn so với việc ghi chép sổ sách. Nhưng nó có thật tiết kiệm chi phí không? Vì một số phần mềm bán hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư chi phí ban đầu để xây dựng và đưa vào ứng dụng hoặc bỏ tiền ra để thuê hàng tháng hoặc theo năm. 

Đây là một suy nghĩ hoàn toàn sai lầm. Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn không chỉ tiết kiệm chi phí cho việc thuê nhân viên mà còn tránh thất thoát doanh thu, hạn chế tình trạng mất hàng hóa. Bạn có thể quản lý công việc một cách trôi chảy dù đang ngồi ở nhà, đơn đi hàng về mọi số liệu đều được cập nhật rõ ràng, chính xác.

Hỗ trợ quản lý hiệu quả các nguồn lực

Phần mềm quản lý bán hàng còn có thể hỗ trợ quản lý năng suất làm việc của từng nhân viên, đánh giá liệu nhân viên có đang làm tốt không. Từ đó đưa ra các kế hoạch khen thưởng và đào tạo phù hợp. 

Chức năng phân quyền nhân viên trong phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn quản lý từng nhân viên một cách chặt chẽ. Chẳng hạn, khi bạn giao nhiệm vụ riêng cho một cá nhân nào đó thì những nhân viên khác không được phép can thiệp vào những công đoạn hoặc dữ liệu không liên quan đến nhiệm vụ của mình.

Lưu lại các lịch sử hoạt động mỗi khi dữ liệu trên hệ thống có sự thay đổi. Nhờ đó mà mỗi khi có sự bất thường, bạn sẽ dễ nhận ra và xử lý kịp thời.

Ngoài ra, với báo cáo doanh thu đầy đủ thông tin chi tiết theo từng ngày, từng giờ, chủ doanh nghiệp có thể quản lý được từng đơn hàng, tránh việc ăn chặn của nhân viên, gây thất thoát. Với phần mềm này, bạn sẽ không bỏ sót một khoản chi tiêu nào bởi mọi giao dịch đều cập nhật một cách tự động tự động vào báo cáo tài chính.

Hoạt động quản lý trở nên dễ dàng hơn 

Với phần mềm quản lý bán hàng, hoạt động kiểm kho và quản lý hàng hóa trong kho cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn có thể nhanh chóng xem được số lượng của từng nguyên vật liệu hoặc hàng hóa còn trong kho. Từ đó, biết được mặt hàng nào đã hết/sắp hết cần bổ sung thêm, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào mang lại doanh thu cao,… 

Bên cạnh đó, chức năng cảnh báo hàng tồn sẽ gửi thông báo đến bạn khi có sản phẩm có lượng tồn kho vượt quá mức cho phép. Nhờ đó mà bạn có thể phát hiện hàng tồn kho một cách kịp thời để có biện pháp xử lý nhanh chóng.

Tất cả số liệu liên quan đến giao dịch như thu chi, doanh số, công nợ,… sẽ được phần mềm quản lý bán hàng thống kê và thể hiện trong báo cáo. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát hơn về tình hình kinh doanh một cách nhanh chóng thay vì phải mất thời gian để tổng hợp. 

Chức năng quản lý từ xa sẽ giúp bạn theo dõi hoạt động kinh doanh dù ở bất kỳ đâu. Cho dù bạn có vắng mặt nhiều ngày nhưng vẫn có thể chủ động trong công tác quản lý. Ngoài ra, bạn sẽ kịp thời phát hiện các sự cố thay vì đợi báo cáo từ nhân viên hay đến lúc kiểm tra mới biết khiến mọi việc trở nên nghiêm trọng hơn.

Tạo sự liên kết và phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận

Phần mềm quản lý bán hàng còn hữu ích trong việc điều phối và hỗ trợ các hoạt động của những bộ phận khác để tăng tính hiệu quả. Nó có một chế độ quản lý tập trung quy định các quy trình kinh doanh, giúp giảm chi phí sản xuất và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. 

Lợi ích mà phần mềm quản lý bán hàng mang lại là rất lớn, giúp tiết kiệm công sức, thời gian cho người quản lý và nhân viên. Hiện đại hóa quy trình làm việc, ứng dụng tiến bộ của công nghệ để đưa ra những công thức tính toán, định lượng phù hợp cho sản phẩm, kiểm soát tồn kho, phát hiện sai sót xảy ra ở bộ phận nào, khâu nào. Thậm chí kiểm tra được từng ca làm việc của nhân viên để truy tìm nguyên nhân gây thất thoát, gian lận.

Có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn

Phần mềm quản lý bán hàng trở nên đặc biệt hữu dụng khi bạn đang phải làm việc với khối lượng dữ liệu cực lớn. Đối với các hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ việc quản lý sổ sách có thể vừa đủ dùng nhưng khi quy mô của bạn cao hơn, lên đến hàng trăm khách hàng hay hàng trăm, hàng nghìn mặt hàng, mã hàng khác nhau thì việc quản lý dữ liệu sẽ là bài toán khá nan giải.

Giúp hình ảnh và dịch vụ của công ty trở nên chuyên nghiệp hơn

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, tất cả các thao tác đều trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn. Chẳng hạn, thay một đơn hàng được ghi vội bằng tay trên giấy thì việc in hóa đơn sẽ được khách hàng tin tưởng, hình ảnh của doanh nghiệp cửa hàng cũng trở nên chuyên nghiệp hơn. 

Dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả là yếu tố liên quan đến sống còn của một doanh nghiệp hiện nay. Phần mềm quản lý bán hàng có thể lưu thông tin khách hàng nhanh chóng trong lúc tính tiền. Vì thế, bạn có thể biết được khách nào thường xuyên mua hàng để thiết lập các chương trình ưu đãi riêng cho họ. 

Bạn cũng dễ dàng dựa vào các thông tin đó để gửi Email hoặc tin nhắn cho khách hàng để thông báo về chương trình khuyến mãi, sản phẩm mới hay quà tặng nhân dịp sinh nhật… Đồng thời, qua đây bạn cũng có thể tìm hiểu được nguyên nhân vì sao các khách hàng không quay lại mua hàng để có cách “giữ chân” phù hợp, biến khách mới thành khách hàng thân thiết.

Tạm kết

Phần mềm quản lý bán hàng đang dần trở thành một công cụ hữu ích và không thể thiếu đối với doanh nghiệp trong thời đại hiện nay. Hy vọng với bài viết này, bạn đọc sẽ được hiểu lợi ích cũng như tầm quan trọng của công cụ này đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy ngừng việc sử dụng các phương pháp cũ như Excel, sổ sách,… để quản lý. Thay vào đó, việc ứng dụng các tiến bộ của khoa học công nghệ, đặc biệt là phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động một cách trơn tru, hiệu quả và ít sai sót.