14+ Common Office Moving Mistakes and How to Avoid Them

Những lỗi phổ biến khi chuyển văn phòng là điều mà rất nhiều doanh nghiệp đều gặp phải, đặc biệt khi tự tổ chức mà không có kinh nghiệm. Việc đánh giá sai khối lượng đồ đạc, không lập kế hoạch rõ ràng hoặc chọn sai đơn vị vận chuyển khiến quá trình di dời kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. 

Không ít doanh nghiệp chia sẻ với SEC Group - Saigon Express rằng họ từng mất cả ngày chỉ để xử lý sự cố do đóng gói sai kỹ thuật hoặc nhận báo giá không minh bạch. Bài viết này tổng hợp những lỗi phổ biến nhất và hướng dẫn cách khắc phục để bạn có thể chuyển văn phòng nhanh, an toàn, không gián đoạn công việc.

LỖI THƯỜNG GẶP TRƯỚC KHI VẬN CHUYỂN VĂN PHÒNG

Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp thường chủ quan và đánh giá thấp khối lượng công việc. Không lập kế hoạch sớm, phân công trách nhiệm mơ hồ hoặc không thanh lý đồ cũ khiến khối lượng đồ đạc tăng lên, gây mất thời gian và phát sinh chi phí.

Không chuẩn bị kế hoạch sớm

• Nguyên nhân: Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào ngày chuyển chính mà không lên timeline chi tiết cho từng hạng mục. Lỗi chuyển văn phòng do thiếu danh sách công việc khiến đội ngũ rơi vào trạng thái bị động.

• Hậu quả: Không có kế hoạch dẫn đến chậm tiến độ, khó phối hợp nhân sự và dễ phát sinh sai sót. Một số văn phòng phải dời lịch khai trương địa điểm mới vì chuẩn bị không kịp.

• Lời khuyên: Hãy lập kế hoạch trước 2 - 4 tuần với checklist cụ thể: phân loại đồ đạc, chuẩn bị vật tư đóng gói, sao lưu dữ liệu, đặt lịch với đơn vị vận chuyển. Doanh nghiệp lớn nên có người phụ trách chính để giám sát toàn bộ quá trình.

Không phân công việc làm cho nhân viên rõ ràng

• Nguyên nhân: Nhiều công ty cho rằng chuyển văn phòng chỉ cần “tự phát”, giao việc miệng chi nhanh. Vì vậy, hầu như không có đầu mối chịu trách nhiệm.

• Hậu quả: Nhân viên không biết chính xác mình cần làm gì, dẫn đến chồng chéo công việc. Những hạng mục quan trọng như tháo dỡ thiết bị, quản lý hồ sơ nội bộ thường bị bỏ quên hoặc làm sai kỹ thuật.

• Lời khuyên: Để không phạm phải lỗi chuyển văn phòng này, bạn cần tạo bảng phân công rõ ràng theo bộ phận: IT, hành chính, kế toán, nhân sự… Mỗi phòng cần có trưởng nhóm theo dõi tiến độ. Việc này giúp tối ưu thời gian và tránh tranh cãi khi có sự cố.

Không thanh lý đồ cũ

• Nguyên nhân: Doanh nghiệp thường ngại và bỏ qua bước kiểm kê và thanh lý tài sản cũ. Vì cho rằng mất thời gian hoặc không cần thiết.

• Hậu quả: Việc mang theo những món đồ đã cũ, hư hỏng hoặc không còn sử dụng chỉ khiến quá trình vận chuyển trở nên nặng nề hơn. Gây tốn chi phí, tốn sức và mất diện tích tại văn phòng mới. Một số doanh nghiệp phải thuê thêm xe chỉ vì mang theo đồ cũ.

• Lời khuyên: Hãy kiểm kê toàn bộ tài sản trước khi chuyển. Những đồ xuống cấp, lỗi thời hoặc không còn nhu cầu nên thanh lý để tiết kiệm 20 - 30% chi phí vận chuyển. Đồng thời tinh gọn toàn bộ quy trình chuyển dọn.

LỖI KHI CHỌN ĐƠN VỊ & NHẬN BÁO GIÁ VẬN CHUYỂN

Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất khi doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí mà không đánh giá kỹ dịch vụ. Báo giá thiếu khảo sát, hợp đồng mơ hồ hoặc thiếu bảo hiểm dễ dẫn đến tranh chấp.

Ưu tiên chọn đơn vị có giá thấp nhất

• Nguyên nhân: Một lỗi chuyển văn phòng phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là ưu tiên chọn dịch vụ giá rẻ mà quên kiểm tra chất lượng, kinh nghiệm hoặc đội ngũ nhân sự.

• Hậu quả: Giá quá thấp thường đồng nghĩa thiếu nhân lực, thiếu trang thiết bị. Điều này dẫn đến làm chậm tiến độ hoặc hư hỏng tài sản. Một số đơn vị báo giá thấp nhưng phát sinh hàng loạt chi phí sau khi làm.

• Lời khuyên: Hãy so sánh mức giá dựa trên hạng mục thực tế: số lượng nhân sự, phương tiện, chính sách bồi thường. Đơn vị chuyển văn phòng uy tín thường có mức giá hợp lý đi cùng cam kết rõ ràng.

Báo giá sơ sài không khảo sát

• Nguyên nhân: Một số đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng chỉ hỏi số phòng, số bàn ghế và báo giá qua điện thoại mà không đến khảo sát thực tế.

• Hậu quả: Khi triển khai, họ phát hiện nhiều hạng mục phát sinh và yêu cầu trả thêm phí. Điều này khiến doanh nghiệp khó kiểm soát ngân sách ngay từ đầu.

• Lời khuyên: Bạn chỉ chọn đơn vị có quy trình khảo sát rõ ràng, đặc biệt là những bên có đội ngũ khảo sát tận nơi. Báo giá phải có đủ hạng mục: tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển, lắp đặt, chính sách đền bù nếu xảy ra hư hỏng.

Lướt qua các điều khoản bảo hiểm đồ đạc trong hợp đồng

• Nguyên nhân: Doanh nghiệp thường không dành thời gian đọc kỹ các điều khoản hợp đồng. Đặc biệt là điều khoản bồi thường nếu xảy ra sự cố hư hỏng. Lỗi chuyển văn phòng này thường rất hay bị bỏ qua.

• Hậu quả: Khi có hư hỏng xảy ra, nhiều đơn vị từ chối trách nhiệm hoặc bồi thường không đầy đủ. Điều này ảnh hưởng lớn đến tài sản giá trị cao như máy chủ, máy photocopy, thiết bị chuyên dụng…

• Lời khuyên: Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần đọc kỹ và đảm bảo có điều khoản bồi thường rõ ràng theo giá trị thực tế của tài sản. Đồng thời nên yêu cầu ghi rõ trách nhiệm từng bên.

LỖI KHI ĐÓNG GÓI, THÁO DỠ ĐỒ ĐẠC

Rất nhiều doanh nghiệp tự đóng gói, sắp xếp mọi thứ mà không có quy trình rõ ràng, khoa học. Do đó dẫn đến nhiều hệ quả như mất dữ liệu, đồ đạc dễ hư hỏng và tốn thời gian sắp xếp lại tại văn phòng mới.

Không sao lưu dữ liệu máy chủ

• Nguyên nhân: Một trong những lỗi chuyển văn phòng nghiêm trọng khi chuyển thiết bị (đặc biệt là máy chủ, máy tính,...). Đó là chỉ tập trung tháo dỡ phần cứng mà quên không tạo bản sao dự phòng.

• Hậu quả: Dữ liệu bị mất khi di chuyển hoặc máy chủ gặp sự cố khi lắp đặt lại. Đây là lỗi nghiêm trọng nhất, đặc biệt với doanh nghiệp tài chính hoặc bán lẻ.

• Lời khuyên: Để tránh lỗi sai này, doanh nghiệp cần sao lưu toàn bộ dữ liệu lên cloud hoặc ổ cứng dự phòng trước khi tháo máy chủ. Quy trình này nên hoàn thành trước ngày chuyển văn phòng khoảng 1 đến 2 ngày.

Đóng gói lộn xộn, không khoa học

• Nguyên nhân: Đồ đạc không được phân loại theo phòng ban. Nhân viên đóng gói theo cảm tính. Lỗi chuyển văn phòng này khiến mọi thứ trở nên lộn xộn.

• Hậu quả: Dễ thất lạc tài liệu, mất thời gian tìm kiếm khi sắp xếp lại. Đồ dễ vỡ không được bọc chống sốc có thể bị nứt, móp…

• Lời khuyên: Khi chuyển văn phòng, bạn nên phân loại và đóng gói theo nhóm: thiết bị điện tử, hồ sơ, đồ dễ vỡ… Hộp đựng phải có lớp chống sốc và được dán lại chắc chắn.

Quên đánh dấu, ghi chú đồ đạc

• Nguyên nhân: Doanh nghiệp khi đóng gói thường bỏ qua bước dán nhãn theo phòng ban hoặc không ghi chú các thùng đồ có tính chất đặc biệt. Do đó, đội ngũ vận chuyển khó nắm được mức độ ưu tiên và cách xử lý phù hợp.

• Hậu quả: Khi chuyển đến văn phòng mới, đồ đạc dễ bị đặt sai vị trí, gây mất thời gian cho quá trình lắp đặt, sắp xếp lại. Đối với tài liệu quan trọng, việc ghi chú không đầy đủ còn có thể dẫn đến thất lạc hoặc nhầm lẫn giữa các bộ phận.

• Lời khuyên: Để tránh lỗi chuyển văn phòng này, doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống mã màu hoặc ký hiệu riêng cho từng phòng ban để quá trình phân loại dễ dàng hơn. Với các thùng hồ sơ mật, cần khóa kỹ và có ký hiệu nổi bật để nhân viên vận chuyển nhận biết và xử lý đúng quy định.

Tháo dỡ thiết bị chuyên dụng sai kỹ thuật

• Nguyên nhân: Nhiều doanh nghiệp để nhân viên tự tháo máy in, máy chủ hoặc hệ thống mạng mà không có kỹ năng chuyên môn. Thao tác sai kỹ thuật rất dễ gây lỗi dây cáp hoặc làm hỏng cấu trúc của thiết bị.

• Hậu quả: Khi xảy ra sai sót, những thiết bị giá trị cao như máy chủ hay máy photocopy có thể bị hư hỏng. Chi phí sửa hoặc thay mới thường rất lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.

• Lời khuyên: Các thiết bị chuyên dụng nên được tháo dỡ bởi đội ngũ IT hoặc kỹ thuật viên của đơn vị vận chuyển. Tránh tự ý thao tác giúp hạn chế tối đa rủi ro và đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định tại văn phòng mới.

LỖI VẬN CHUYỂN (ĐỊA ĐIỂM)

Không khảo sát địa điểm mới hoặc không đăng ký trước thời gian vận chuyển với tòa nhà dễ khiến đội ngũ gặp trở ngại khi triển khai. Nếu chọn sai kích thước xe tải, quá trình di chuyển càng dễ bị gián đoạn, gây chậm tiến độ và phát sinh nhiều chi phí ngoài dự kiến.

Chọn sai kích thước xe

• Nguyên nhân: Doanh nghiệp tự ước lượng sai khối lượng đồ đạc, dẫn đến chọn sai loại xe tải. Việc đánh giá cảm tính này khiến kế hoạch vận chuyển dễ gặp rủi ro ngay từ đầu.

• Hậu quả: Nếu xe quá nhỏ, đội ngũ phải chạy nhiều chuyến, tốn thời gian và chi phí. Ngược lại, xe quá lớn sẽ bị hạn chế vào các tuyến đường trung tâm như quận 1,quận 3, làm gián đoạn tiến độ.

• Lời khuyên: Nên để đơn vị vận chuyển khảo sát trực tiếp để đề xuất loại xe phù hợp. Giải pháp hiệu quả nhất là để đơn vị vận chuyển khảo sát trực tiếp và đề xuất chọn kích thước xe phù hợp, đảm bảo quá trình chuyển dọn diễn ra suôn sẻ.

Không đăng ký lịch với quản lý tòa nhà

• Nguyên nhân: Nhiều doanh nghiệp thường quên đăng ký thang máy hàng hóa, giờ vận chuyển hoặc danh sách nhân sự sẽ vào tòa nhà. Đây là lỗi chuyển văn phòng đội ngũ vận chuyển rất dễ gặp trở ngại ngay từ bước đầu.

• Hậu quả: Nếu không được phê duyệt trước, bảo vệ có thể chặn không cho vận chuyển trong khung ngoài giờ quy định. Tiến độ chuyển dọn sẽ bị chậm lại và ảnh hưởng đến lịch làm việc tại văn phòng mới.

• Lời khuyên: Doanh nghiệp nên đăng ký với ban quản lý ít nhất 2 - 3 ngày trước khi di chuyển. Ngoài ra, cần xác định khung giờ được phép vận chuyển để chủ động lên kế hoạch.

Không khảo sát điểm đậu xe, tập kết đồ đạc

• Nguyên nhân: Doanh nghiệp không kiểm tra trước các tuyến đường cấm tải hoặc khu vực đậu xe gần tòa nhà, dẫn đến bị động khi xe đến nơi. Sự thiếu chuẩn bị khiến đội ngũ vận chuyển không biết phải đậu ở đâu, di chuyển thế nào cho thuận tiện.

• Hậu quả: Phải đậu xe xa, nhân viên phải khiêng đồ quãng đường dài. Điều này gây mất thời gian và tăng nguy cơ hư hỏng trong quá trình di chuyển. Đồng thời khiến tiến độ bị chậm đi, dễ phát sinh chi phí.

• Lời khuyên: Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên xác định khu vực đậu xe phù hợp. Đồng thời, nên trao đổi với ban quản lý tòa nhà để được bố trí vị trí tập kết thuận tiện nhất.

Không kiểm tra trước hạ tầng văn phòng mới

• Nguyên nhân: Doanh nghiệp chỉ tập trung đóng gói, vận chuyển mà quên kiểm tra hệ thống điện, mạng và không gian văn phòng mới. Lỗi chuyển văn phòng này gây trở ngại trong vấn đề lắp đặt.

• Hậu quả: Khi chuyển sang địa điểm mới, doanh nghiệp mới phát hiện thiếu ổ cắm, thiết bị không có chỗ đặt hoặc mạng Internet không đáp ứng nhu cầu. Những vấn đề này khiến quá trình setup kéo dài và ảnh hưởng đến hoạt động ngày đầu tiên.

• Lời khuyên: Để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ, bạn nên kiểm tra toàn bộ hạ tầng ít nhất 1 - 2 ngày trước khi chuyển. Bộ phận IT cũng cần test hệ thống mạng và thiết bị để kịp thời xử lý các lỗi phát sinh.

HƯỚNG DẪN CÁCH KHẮC PHỤC LỖI KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG

Để hạn chế các lỗi chuyển văn phòng phổ biến nêu trên, doanh nghiệp nên áp dụng checklist theo từng giai đoạn:

• Lên kế hoạch chuẩn bị ít nhất 2 - 4 tuần

• Lập danh sách đồ đạc và phân loại theo phòng ban

• Thanh lý bớt đồ cũ trước khi đóng gói

• Sao lưu dữ liệu trên cloud hoặc ổ cứng

• Khảo sát trước địa điểm văn phòng cũ và mới

• Đăng ký sử dụng thang máy và lịch vận chuyển cho ban quản lý tòa nhà

Và giải pháp tốt nhất là nên thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để đảm bảo an toàn và tiết kiệm thời gian. Các đơn vị uy tín như SEC Group có đầy đủ nhân lực, thiết bị chuyên dụng và quy trình đóng gói tiêu chuẩn để hỗ trợ chuyển dọn nhanh, gọn và an toàn.

KẾT LUẬN

Khi hiểu rõ các lỗi chuyển văn phòng thường gặp và biết cách phòng tránh, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và hạn chế tối đa rủi ro. Với quy trình chuyên nghiệp và kinh nghiệm chuyển văn phòng trọn gói hơn 10 năm, SEC Group luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn và mang đến dịch vụ an toàn, nhanh chóng, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. 

Nếu bạn đang có kế hoạch chuyển văn phòng, hãy liên hệ Hotline: 0939 176 176 - (028) 3838 2238 để được tư vấn và hỗ trợ trọn gói từ A - Z!